Keine Antwort auf Ihre Einladung?

Viele Brautpaare sind negativ überrascht, wenn sich die Gäste nach Erhalt der Hochzeitseinladung nicht melden. Dabei ist das Verhalten ganz normal und passiert oft. Lesen Sie, was Sie tun können, um die Situation in den Griff zu bekommen.

Die Planung einer Hochzeit erfordert viel Zeit und Mühe, doch sie ist den Aufwand wert. Ein ganz wichtiger Bestandteil Ihrer Hochzeit ist die Hochzeitsgesellschaft, also Ihre geladenen Gäste. Nach der Zahl und der Zusammensetzung der Gäste richtet sich die Location, das Catering und das Rahmenprogramm. Nicht zuletzt kostet jeder Gast eine Stange Geld und es ist verständlich, dass Sie für die Organisation genau wissen müssen, wie viele Gäste mit Ihnen feiern. Doch was tun, wenn sich Gäste auf Ihre Hochzeitseinladung nicht zurückmelden und verbindlich zusagen oder absagen? Der Beitrag hilft Ihnen dabei, dieses Problem in den Griff zu bekommen.

Sie haben Ihre Einladung mit viel Liebe zum Detail ausgesucht und getextet und freuen sich riesig auf die Hochzeit. Doch ihre Gäste melden sich einfach nicht zurück, nur die wenigsten haben bislang ihr Kommen bestätigt. Woran kann es liegen, dass Gäste nicht reagieren? Schliesslich dürfte jedem klar sein, dass eine Hochzeit mit viel Planung verbunden ist und dass jeder Gast eine Rolle spielt. Es ist eben NICHT egal, ob 20 oder 40 Gäste mitfeiern.

Doch bevor Sie ärgerlich werden, sollten Sie gedanklich einen Schritt zurücktreten und sich vergegenwärtigen, welche Gründe die fehlenden Antworten haben könnten:

• Die gesetzte Frist ist zu lang. Die Gäste haben die Einladung an die Pinnwand gehängt und vergessen, dass sie sich zurückmelden sollen.
• Die gesetzte Frist ist zu kurz. Gäste können in der Kürze der Zeit ihre anderen Verpflichtungen nicht neu organisieren und können keine verbindliche Antwort geben. Absagen tut niemand gerne, also lassen sie die Zeit verstreichen.
• Die Einladung kommt in der Urlaubszeit oder während einer Geschäftsreise und liegt ungeöffnet im Briefkasten. Die Frist verstreicht ungesehen.
• Gäste gehen davon aus, dass Sie ohnehin wissen, dass sie kommen werden. Das
• betrifft mitunter enge Freunde oder Verwandte, mit denen sie häufig Kontakt haben.
• Manche Gäste sind gedankenlos und meinen es nicht böse. Sie überfliegen die Einladung, lesen den Termin und tragen ihn in den Kalender ein. Dass eine Antwort gewünscht ist, haben sie schlicht überlesen.
• Mitunter gibt es Menschen, die einfach kein Händchen für Terminplanungen haben und bekannt für ihre Unzuverlässigkeit sind. Sie haben zu viel um die Ohren, verzetteln sich häufig oder stehen mit ihrem Kalender einfach auf Kriegsfuss. Kennen Sie nicht auch jemanden in Ihrem Bekanntenkreis, der immer zu spät kommt, regelmässig Termine verwechselt oder vergisst?
• Insbesondere jungen Gästen ist nicht bewusst, wie wichtig die Bestätigung des Termins ist. Sie überblicken nicht, welche organisatorischen Konsequenzen eine Zusage oder Absage nach sich zieht.

Sie sehen, es gibt gute Gründe, die dazu führen, dass Ihre Gäste sich nicht melden. In den seltensten Fällen ist es Desinteresse, sondern es handelt sich mehr oder weniger um Gedankenlosigkeit, fehlende Lebenserfahrung oder um ungünstige Umstände. Deshalb sollten Sie den ausbleibenden Reaktionen keine zu grosse Bedeutung beimessen. Und, Hand aufs Herz: Wie gehen Sie selbst mit Einladungen um? Antworten Sie ohne Ausnahme immer sofort? Falls ja, gehören Sie zu einer sehr seltenen Spezies. Die meisten sind nicht so gut organisiert.

Unser Rat: Lassen Sie sich bitte nicht stressen. Stellen Sie sich stattdessen darauf ein, dass viele Gäste nicht oder nicht rechtzeitig antworten.

Hochzeitsgästen möchten wir ebenfalls etwas mit auf den Weg geben: Bitte reagieren Sie so schnell wie möglich auf eine Hochzeitseinladung und lassen die Frist nicht ohne Reaktion verstreichen. Sie wurden eingeladen, weil das Brautpaar Wert auf Ihre Anwesenheit legt. Bitte bedenken Sie, dass das Brautpaar anhand der Gästezahl die Location auswählt, die Bestuhlung plant, die Sitzordnung festlegt, das Essen ordert und viele andere Aspekte der Hochzeit darauf abstimmt. Sofern Sie innerhalb der Frist aus guten Gründen nicht verbindlich zu- oder absagen können, sprechen Sie mit dem Brautpaar und halten Ihre Anmeldung noch offen.

Eine Möglichkeit das Problem der ausbleibenden Antworten zu lösen, ist die Herangehensweise eines Profis zu übernehmen, der ein Projekt mit vielen Teilnehmern organisiert. Das bedeutet, dass Sie ganz pragmatisch an die Planung herangehen, Fristen setzen und Nachzüglern hinterhertelefonieren. Was können Sie sich von einem Experten abschauen und auf Ihre Hochzeitsplanung übertragen?

1. Machen Sie einen konkreten Zeitplan. Das bedeutet, dass Sie eine Übersicht mit allen wichtigen Terminen erstellen. So wissen Sie, bis wann Sie eine Location verbindlich bestätigen, das Catering buchen und die Hotelzimmer reservieren müssen.
2. Schicken Sie Save-the-Date Karten an Ihre Gäste. Es stimmt, dass Sie dadurch den Whow-Effekt dämpfen, den eine unerwartete Hochzeitseinladung erzeugt. Allerdings dürften die Save-the-Date-Karten eine ähnlich grosse Überraschung sein. Schicken Sie die Save-the-Date-Karten 6 bis 9 Monate vor dem geplanten Hochzeitstermin an Ihre Gäste. Damit informieren Sie frühzeitig über den geplanten Hochzeitstermin, so dass die Gäste genügend Zeit haben, sich darauf einzustellen.
3. Rund 3 bis 6 Monate vor der Hochzeit senden Sie Ihre Einladungen raus und bitten um verbindliche Antwort. Den genauen Termin für die Antwort sollten Sie von der Gesamtplanung abhängig machen.
4. Manchmal ergibt sich der spätest mögliche Antworttermin aus der notwendigen Bestätigungsfrist für Ihre Location oder aus dem Termin, zu dem das Hotel die vorsorglich reservierten Zimmer wieder freigibt. Üblicherweise liegt der spätest mögliche Antworttermin der Gäste 5 bis 10 Wochen vor Ihrem Hochzeitstag. Allerdings raten wir Ihnen aus Erfahrung dazu, einen Puffer von 10 bis 14 Tagen einzurechnen. Diesen Puffer werden Sie brauchen, wenn Sie Ihren Gästen hinterher telefonieren müssen, um Antworten zu erhalten. Gewähren Sie Ihren Gästen eine Antwortfrist von ca. 4 Wochen, um mögliche längere Abwesenheiten wie einen längeren Urlaub zu berücksichtigen.

Es gibt einige erprobte Redewendungen, die Sie als Fussnote mit auf Ihre Einladungskarten setzen können:

“Bitte gebt uns bis zum 20.03. unter 079 123 45 67 Bescheid, ob ihr kommt.”

“Damit wir das Fest gut planen können, brauche wir eure Antwort bis zum 20.03. Bitte ruft uns unter 079 123 45 67 an oder schreibt eine E-Mail an wirkommen@brautpaar.com”

“Wir bitten um Zusage oder Absage bis zum 20.03., damit wir besser planen können.”

Bei Aufforderungen wie diesen ist ganz klar, dass jeder Gast, egal ob er kommen kann oder nicht, sich bitte bei Ihnen meldet. Bei ausbleibender Reaktion haben Sie ein paar Tage Zeit, um selbst nochmals nachzuhaken. Denn, dass nicht alle Gäste reagieren werden ist ein Fakt, mit dem Sie auf jeden Fall rechnen müssen.

Was passiert, wenn Sie tatsächlich alle Gäste von der Liste streichen, die sich nicht rechtzeitig zurückmelden? Dann müssen Sie mit Frust, Unsicherheit oder unschönen Konsequenzen an ihrem Hochzeitstag und darüber hinaus rechnen:

• Es kommen mehr Gäste als eingeplant. Die Party Location bietet nicht allen genügend Platz. Es fehlen Stühle, das Essen ist zu knapp bemessen, der Hochzeitskuchen reicht nicht, das Servicepersonal ist auf weniger Gäste eingestellt und es kommt zu längeren Wartezeiten.
• Es kommt zu unangenehmen Gesprächen mit “Tante Erna und Onkel Fritz”, die beleidigt sind, weil sie ihnen die Tür weisen wollen getreu dem Motto “Wer sich nicht meldet, ist nicht dabei”. Dieser Ärger kann die Beziehung zu den beiden langfristig belasten und den Familienfrieden empfindlich stören.

Sie könnten auf die Idee kommen, die Teilnahme vorauszusetzen, wenn keine Absage kommt. Gelegentlich ist auf Einladungen eine Redewendung wie diese zu lesen:

“Wenn ihr euch bis zum 20.02. nicht meldet, gehen wir davon aus, dass ihr kommt.”

Wir möchten Sie davor warnen, in dieser Art zu formulieren. Wenn Sie Sätze wie diese verwenden, schaffen Sie eine Situation, die das zu erwartende Verhalten der Gäste nicht berücksichtigt. Wie oben erklärt, gibt es viele Gründe, die dazu führen, dass Gäste sich nicht melden. Unter ihnen wird es auch Gäste geben, die Ihre Einladung nicht intensiv durchlesen, sich nicht melden und (weil sie nicht verbindlich zugesagt haben) zur Hochzeit nicht auftauchen. Das können Sie nicht ändern, sondern sollten es einfach als Tatsache akzeptieren.

Die Gefahr, die sich ergibt liegt darin, dass Sie zu gross planen, weil Sie mit mehr Gästen rechnen. Der Saal ist zu gross, das Buffet zu umfangreich, das gebuchte Servicepersonal unangemessen stark besetzt ist. Die Kosten dafür müsst ihr tragen ganz abgesehen davon, dass sich eine kleine Gästeschar in einer zu grossen Location verliert und die Stimmung darunter leidet.

Ein wichtiger Trick aus der Welt des Eventmanagements ist, es den Beteiligten so leicht wie möglich zu machen. Das bedeutet, dass Sie an Ihre Einladung eine vor-frankierte Antwortkarte hängen können, die alle notwendigen Informationen enthält, die für Sie wichtig sind. Ihre Gäste müssen nur noch ankreuzen und die Postkarte in den Briefkasten werfen. Ein grosser Vorteil der Karten ist, dass Sie einige Informationen abfragen können, die Ihnen bei der weiteren Planung helfen, beispielsweise Lebensmittelunverträglichkeiten oder die Zahl der Kinder, die mitkommen.

Viele Brautpaare zögern, bevor sie zum Telefonhörer greifen, um nachzuhaken. Sie sind der Meinung “Wer sich nicht meldet, ist nicht dabei”. Sofern Sie kein Problem damit haben, unangemeldete, zusätzliche Gäste willkommen zu heissen, oder - Gott bewahre - eine peinliche Situation am Hochzeitstag in Kauf nehmen, ist diese Strategie okay.

Allerdings ersparen Sie sich viel Ärger, unangenehme Situationen und schlechte Laune am Hochzeitstag, wenn Sie die Situation vorher unmissverständlich klären. Telefonieren Sie, schreiben Sie eine SMS oder eine E-Mail und fragen Sie gezielt nach. Setzen Sie höflich und bestimmt eine letzte Frist für eine verbindliche Zu- oder Absage. Und so könnte eine Nachfrage aussehen:

“Liebe Tante Erna, lieber Onkel Fritz
Unser Hochzeitstermin rückt immer näher und wir haben noch keine Antwort von euch erhalten, ob ihr am 30.06. mit dabei sein könnt. Bis zum Ende dieser Woche müssen wir aus organisatorischen Gründen verbindlich wissen, ob ihr kommt. Habt ihr Zeit? Bitte meldet euch bis zum 28.03. bei uns. Wir würden uns sehr freuen, wenn es klappt!
Liebe Grüsse”

Die allermeisten Gäste werden darauf reagieren und Ihnen zerknirscht erklären, warum sie sich bislang nicht zurückgemeldet haben. Wetten, dass einige in Urlaub waren und andere es schlicht vergessen haben? Nehmen Sie es nicht persönlich, es liegt in der Natur des Menschen und ist meistens keine böse Absicht.

Bilder: iStockphoto.com - ID 621980060 - Antonio Guillem