Totalausfall von Weddingplaner

Weddingplaner und Tafelmajor haben vieles gemeinsam und sind doch grundverschieden. Der Weddingplaner ist ein engagierter, bezahlter Organisator vor, während und nach der Hochzeit. Er fungiert als Dienstleister. Er arbeitet im Auftrag des Hochzeitspaares. Der Tafelmajor gibt sich ebenfalls häufig als Organisator und Moderator der Feier. Allerdings entstammt er aus dem Freundeskreis des Hochzeitspaares. Geld bekommt er für sein Engagement nicht. Nur Ruhm und Ehre – wenn alles klappt.

Apropos klappen: Was passiert eigentlich, wenn Weddingplaner und/oder Tafelmajor ungeplant ausfallen? Mit den folgenden Tipps fällt die Hochzeit deswegen längst nicht ins Wasser.

Wenn der Weddingplaner krankheitsbedingt ausfällt, hat das Paar Glück im Unglück, denn: Als bezahlter Dienstleister muss der Weddingplaner für Ersatz sorgen bzw. dafür Sorge tragen, dass alle Leistungen und Vorgaben umgesetzt werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt, wann der Weddingplaner nicht mehr seiner ureigenen Aufgabe nachkommen kann. Passiert dies bereits in der Planungsphase, kann es sinnvoll sein, die bereits organisierten Details an einen anderen Weddingplaner zu übergeben.

Setzt eine Krankheit oder ein Unfall den Weddingplaner kurz vor dem großen Tag schachmatt, so müssen die aktiven Parts (z.B. Moderationen) anderweitig vergeben werden. Trauzeugen oder der Tafelmajor springen sicherlich ein.

Damit der Ausfall des Weddingsplaners nicht zum KO-Schlag für die Hochzeit wird, sollten Paare die Risiken so minimieren:

• Einen Vertrag mit dem Weddingplaner schließen, der einen Notfallplan im Falle eines Totalausfalls umfasst. Dieser kann an einen Zeitplan gekoppelt sein, so dass bei einem Ausfall in der frühen Planungsphase beispielsweise ein Kollege einspringt. Auch die Bezahlung des Weddingsplaners bei Nicht-Leistung sollte schriftlich fixiert sein.
• Auf regelmäßige Abstimmungstreffen pochen, damit das Hochzeitspaar und ggf. auch Trauzeugen und/oder Tafelmajor stets auf dem aktuellen Stand sind. So können die beiden ebenso wichtigen Akteure bei Bedarf am Tag der Hochzeit einspringen – wenn sie genau wissen, was geplant ist.
• Ein Datenabgleich ist wichtig, um bei einem Ausfall die Fäden weiterführen zu können. Das heißt: Der Weddingplaner muss eine Rufumleitung zu seinem Ersatz einrichten. Kontaktlisten, Programmabläufe und Moderationen müssen zentral gespeichert sein. Das verhindert langes Suchen

Quittiert der Tafelmajor vor dem großen Tag seinen Dienst, gestaltet sich das Problem komplett anders. Er agiert als Freund und Vertrauter des Paares und hat keinen Vertrag geschlossen, der eine Ausfall-Klausel umfasst. Ergo: Fällt der Tafelmajor aus, müssen Hochzeitspaar und Hochzeitsgesellschaft in ihren eigenen Reihen nach Ersatz suchen. Im Fall des Tafelmajors gilt: Je früher dieser ausfällt, desto besser.

Wer krankheitsbedingt zwar die aktive Organisation nicht übernehmen kann, wohl aber bereits Ideen gesammelt und Akteure zusammengetrommelt hat, kann das unfertige Werk an seinen Nachfolger übergeben. Je kürzer die Zeitspanne bis zur Hochzeit ist, desto eher empfiehlt es sich, die Aufgaben des Tafelmajors zwei Personen zu übertragen.

Damit der Ausfall des Tafelmajors nicht das Ende der Hochzeitsfeier bedeutet, sollten Paare die Risiken so minimieren:

• In der Regel stehen bereits auf den Hochzeitseinladungen die Kontaktdaten des Tafelmajors. Wer dafür eine extra E-Mail-Adresse einrichtet, muss die Zugangsdaten nur weiterreichen. Ein Kartenhandy nur für diesen Zweck macht sich spätestens an dieser Stelle bezahlt. Dieses wandert nach dem Ausfall einfach zum Ersatz. Die Einrichtung einer Rufumleitung entfällt.
• Oft fallen die Programmpunkte des Tafelmajors in die Rubrik „Top Secret“. Das heißt auch, dass es keine regelmäßigen Abstimmungsrunden gibt. Für das Hochzeitspaar soll es schließlich Überraschungen geben. Ein Austausch mit Dritten, mit einem kleinen Orgateam, mit den Trauzeugen oder anderen ist sinnvoll. Der Tafelmajor sollte nie allein auf weiter Flur sein.

Übrigens ist auch das Risiko eines Ausfalls des Weddingplaners und des Tafelmajors komplett unterschiedlich zu bewerten. Ein zuverlässiger, renommierter Weddingplaner erfüllt seine Aufgabe. Er kalkuliert Ersatz ein. Er lässt sich meist nur durch einen Unfall oder durch eine Krankheit davon abhalten, seinen Job auszuführen. Der Tafelmajor kann ein größerer Risikofaktor sein. Muss er aber nicht.

Meist ist der Tafelmajor ein enger Vertrauter des Paares, der es sich nicht von heute auf morgen anders überlegen sollte. Eigentlich. Allerdings gibt es auch Krisen in jeder freundschaftlichen Beziehung. Und wenn diese Krise auf den Hochzeitstag fällt, hatte das Hochzeitspaar die längste Zeit einen Tafelmajor.

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